Ofis Taşımacılığı

Bu yazı, masa vida ve cıvataların nasıl sökülüp paketleneceği hakkında değil, esneklik, takım çalışması, vizyon ve planlama hakkındadır.

Özellikle eğer kalabalık ve birçok ofis elektroniğinin ve dosyanın bulunduğu bir ofisi taşıyacaksanız aşağıdaki tavsiyelerimize kulak vermeniz çok önemli. Ne den mi?

Taşınma sonrası kablosunu bulamadığınız bir elektronik eşya ya yeniden kablo bulmak çok kolay olmuyor. Kendi tecrübem bozulan bir dizüstü bilgisayarıma yeniden kablo siparişi verip elime geçmesi iki hafta zaman almıştı. Bu süreçte o bilgisayardaki hiç bir bilgiye ulaşmamış veya yüklü programlardan yararlanamamıştım. Bunu iş bekleyen müşterilere anlatmak çok kolay olmuyor.

Müşterilerimiz işlerinin zamanında bitirilmesini isterler, taşınma sonrası işe tekrar dönmek uzun sürerse bu müşteri kaybına neden olacaktır. Bu nedenle iyi bir nakliyat firması seçmek ve süreci beraber planlamak çok önemli bir hale geliyor. İşte sizin için bir kaç öneri...

Planlama ve Esneklik:

Eğer ofisinizi taşımaya karar verdiyseniz yapmanız gereken ilk şey taşınmanın planlanmasıdır. Beklenmedik aksiliklerin önüne geçmek için zaman ve taşınma için tüm ihtimaller göz önünde bulundurularak ofisinizin taşınması için bir taşınma planı ve zaman çizelgesi hazırlayarak işe başlamanız en doğrusudur.

İşinizin gereği olarak belki ofisinizi birkaç günde parça parça taşıyabilir veya tek seferde yani aynı gün içinde bitirebilirsiniz. Buna ekibiniz ve yöneticileriniz ile istişare ederek karar vermenizi öneriyoruz.

Bu planda öncelik olarak hangi eşyaların taşınacağı nasıl taşınması gerektiği ve ne kadar sürede yeni yerde hazır halde olacağını yazın.

Vizyon:

Ofisiniz için yeni bir yer bulmak en çok zaman alan işlerin başında gelmektedir. Ofisiniz için seçeceğiniz yer yaptığınız işe uygun bir yer olmalıdır. Taşınacağınız yerin hem şimdi hem de gelecekte ihtiyaçlarınıza uygun telefon, elektrik ve internet altyapısına sahip olduğundan emin olun.

Taşınmadan önce önemli bilgi ve verileri kaybetme olasılığını düşünerek bilgisayarlarınız için yedekler alın.

Taşınmaya ilk önce dosyaların kolilenmesi ile başlanmalı ardından elektronik eşyaların paketlenmesi en son masa, sandalye, mobilyaların demontesi ve paketlenmesi gerçekleştirilmelidir. Ürünleri kablo ve bağlantı elemanlarını isimlendirerek birbirine bantlayabilir ve bant üstüne notlar alabilirsiniz.

Bu öncelik sırası işinizi kolaylaştıracak ve karmaşadan sizi kurtaracaktır.

Takım Çalışması:

Taşınma öncesi ve sonrası ofis çalışanları ile bir yuvarlak masa toplantısı yaparak sürekli iletişimde kalarak işveren ve çalışanlar arasında bir bağ kurmak taşınma sürecini kolaylaştıracaktır. Eğer taşınma nedeniyle bir veya iki gün hizmet veremeyecek iseniz müşterilerinizi bu konuda bilgilendirmelisiniz. Web sitenizden, sosyal medyadan veya e-posta ile müşterilerinizi bilgilendirin. Sabit telefonlarınızı bir cep numarasına yönlendirebilir veya karşılama mesajında taşınma nedeniyle hizmet veremediğinizi anlatabilirsiniz.

Taşınmadan hemen sonra nakliye firması her ne kadar tüm eşyaları istenilen yerlere yerleştirse de ofiste çalışmaya başlanınca bazı eşyaların yerleri tekrar tekrar değişecektir. Taşınma süreci zor bir iştir her taşınma sonrası bazı eşyalarda ufak tefek hasarlar meydana gelebiliyor. Bu eşyalar için bir tamir süreci ön görmelisiniz. Bazı eşyaların tamirini ofis çalışanlarının katıldığı ortak bir çalışmayla gidermek ofiste sıcak samimi bir ortam yaratacağından taşınma sürecini bir nebze kolaylaşacaktır. Özellikle küçük ve orta büyüklükteki ofislerin taşınması sırasında ofisteki hiyerarşiyi taşınma sürecinde bir kenara bırakmak tüm çalışanlar için çok daha verimli olacaktır.

Ofis taşımacılığında ki en önemli noktalardan biride elektronik eşyaların kablo, bağlantı elemanlarının karıştırılmaması çok önemlidir. Taşınma sürecinde her elektronik eşyadan alınan kablo ve bağlantı elemanları için notlar alın bunlar ayrı ayrı paketleyin. Taşınma sonrası kaybolan bir elektrik bağlantı kablosu için cihaz kadar ek bir masrafın oluşmasını önlemiş olursunuz.  

Buna da Bak: Profesyonel Ofis Taşıma